• Anzeige des Gesprächspartners bei ein- und augehenden Gesprächen
• Wählen per Click aus Kontakt, Kontaktliste und Gesprächsnotiz
• Öffnen der Kontaktmaske zum aktuellen Gesprächspartner
• Erstellen von Gesprächsnotizen (im Journal) zum aktuellen Gespräch

Nur Outlook

• Betrieb des STARFACE MS Outlook Connectors auf einem Arbeitsplatzrechner / Windows Terminal Server
• Der STARFACE MS Outlook Connector findet nur persönliche Kontakte des Anwenders (z.B. in Persönliche Ordner, Postfächern, etc.)

Outlook mit Exchange-Anbindung

• Zusätzlich betrieb des STARFACE MS Exchange Connectors auf dem verbundenen Exchange Server
• Der STARFACE MS Outlook Connector findet dann auch Kontakte in freigegebenen öffentlichen Ordnern des Exchange Servers

• STARFACE Telefonanlage Version 4
• Getestet mit: Windows XP 32 Bit, Windows Server 2003 32 Bit, Windows 7 32/64 Bit
• Wahrscheinlich ebenfalls lauffähig auf: Windows XP 64 Bit, Windows Vista 32/64 Bit, Windows Server 2003 64 Bit, Windows Server 2008 32/64 Bit, Windows Server 2008 R2 32/64 Bit
• MS Office Outlook 2003 / MS Office Outlook 2007 / Ms Office Outlook 2010 32 Bit
• STARFACE Client for Windows

Bei Verwendung von STARFACE MS Exchange Connector zusätzlich:

• Microsoft Exchange 2003
• Möglicherweise (ohne offizielle Freigabe) ebenfalls lauffähig auf Microsoft Exchange 2007

Add-ons in den STARFACE Benutzereinstellungen

Der Outlook Connector wird zur Installation ausgewählt.

Sie können den STARFACE Integrations Installer direkt von unserer Internetseite oder über den entsprechenden Link im Reiter „Add-ons“ des Fensters Einstellungen in STARFACE downloaden.

Der STARFACE Client for Windows und STARFACE MS Outlook Connector sind im Installationspaket des STARFACE Integrations Installers enthalten, der Outlook Connector muss bei der Installation aber explizit ausgewählt werden.

Damit die STARFACE-Benutzer die CTI in MS Outlook verwenden können, muss

1. der STARFACE Client for Windows gestartet sein und mittels der Benutzerkennung des STARFACE-Benutzers mit STARFACE PBX verbunden sein. Es empfiehlt sich daher beim Client die Optionen „Client bei der Windows-Anmeldung automatisch starten“ sowie „Beim Programmstart automatisch mit STARFACE verbinden“ und „Nach Verbindungsabbruch automatisch wiederverbinden“ zu aktivieren.
2. der STARFACE MS Outlook Connector gestartet sein. Dieser startet automatisch als Addin mit Outlook.

STARFACE Client for Windows

Der Client lässt sich über seine Verknüpfung auf dem Desktop oder im Startmenü starten, aber auch so konfigurieren, dass er automatisch mit Windows gestartet wird. Ist der Client mit der Anlage verbunden, ist dessen Symbol im Infobereich orange. Besteht keine Verbindung ist das Symbol weiß.

STARFACE MS Outlook Connector

Daneben muss auch der STARFACE MS Outlook Connector auf dem Arbeitsplatzrechner gestartet sein. Dieser wird automatisch zusammen mit Outlook gestartet. Ist er aktiv, ist ein grünes Hörer-Symbol im Infobereich sichtbar. Ist das Symbol grau, so deutet dies darauf hin, dass der Outlook Connector zwar gestartet ist, nicht aber der STARFACE Client. Beim ersten Start von Outlook öffnet der STARFACE MS Outlook Connector den Willkommensbildschirm und leitet auf die Einstellungen weiter, die zur korrekten Funktion vorgenommen werden müssen. Um die Einstellungen des Connectors in künftigen Outlooksitzungen zu öffnen, verwenden Sie die entsprechende Schaltfläche in der STARFACE Wekzeugleiste in Outlook. Sollte die Leiste nicht sichtbar sein, wählen Sie im Hauptmenü 'Ansicht' → 'Symbolleisten' → 'STARFACE'.

Öffnen der Connector Einstellungen

Prinzipiell hat der Benutzer des Outlook Connectors die Möglichkeit diesen über eine Benutzeroberfläche zu konfigurieren und wird auch beim ersten Start dazu aufgefordert. Die Benutzerkonfiguration kann aber auch durch den Administrator initial vorgegeben werden. Dies ist sinnvoll, wenn spezielle Einstellungen für die korrekte Funktion im vorhandenen IT-Umfeld erforderlich sind. So können beispielsweise die verwendeten Vorwahlen und die Länge der internen Rufnummern durch den Administrator vorgegeben werden. Die Benutzerkonfiguration wird in der Datei Config.xml gespeichert, welche im Unterverzeichnis STARFACE MS Outlook Connector des Anwendungsdatenverzeichnisses im Roaming-Profil des jeweiligen Benutzers abgelegt wird.

Telefonieeinstellungen

Grundlegende Telefoniekonfiguration

In diesem Reiter werden Einstellungen vorgenommen, die die Suche nach Kontakten und das Wählen von Rufnummern beeinflussen. Es gibt Einstellungen zur Vorwahl, zur Amtsholung, zur Erkennung interner Rufnummern und welches Telefon beim Wählen verwendet werden soll. Diese Einstellungen sind notwendig, damit der STARFACE MS Outlook Connector die Kontakte zu ein- und ausgehenden Gesprächen richtig ermitteln kann. Im unteren Bereich kann die Anzahl der Ruflisteneinträge gewählt und die Rufliste gelöscht werden.

Kontaktordner

Auswahl der Kontaktverzeichnisse

Hier werden einzelne Ordner mit Kontakten ausgewählt, auf die zum Telefonieren zugegriffen wird. Künftig angelegte Ordner werden nicht automatisch einbezogen, sondern müssen jeweils einzeln in diesem Reiter ausgewählt werden.

Rufnummernfelder

Auswahl der zu verwendenden Rufnummernfelder

Die ausgewählten Rufnummernfelder werden bei der Suche von Kontakten und beim Wählen berücksichtigt werden. Die Reihenfolge der ausgewählten Felder wird für das Nummernfeld in der Werkzeugleiste verwendet. Je nach Anzahl der gespeicherten Kontakte kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen. Dauert er länger als fünf Sekunden, wird vom Outlook Connector ein Fortschrittsbalken angezeigt.

Anrufbehandlung

Benachrichtigungen bei Anrufen

In der Anrufbehandlung gibt es zwei Bereiche. Unter Automatisierung wird festgelegt, wie sich der Outlook Connector verhalten soll, wenn Telefongespräche stattfinden. Dabei wird zwischen eingehenden und ausgehenden sowie zwischen internen und externen Gesprächen unterschieden. Im Bereich Benachrichtigungen können Sie Aussehen und Verhalten des Benachrichtigungsfensters einstellen.

MS Exchange

Anmeldung an Exchange Server und Ordnerauswahl

Wenn Sie über ein Konto bzw. Anmeldedaten auf einem MS Exchange Server verfügen, und in ihrem Unternehmen auch der STARFACE MS Exchange Connector installiert ist, kann der STARFACE MS Outlook Connector auch in dafür freigegebenen öffentlichen Ordnern suchen. Wenn Sie sich am Exchange nicht mit ihrem aktuellen Benutzer anmelden können, geben Sie bitte links andere Anmeldedaten an. Geben Sie anschließend rechts unter Öffentliche Ordner die Adresse zum Exchange Serververzeichnis für öffentliche Ordner (z.B. http://<ExchangeHostName>/public) ein und klicken Sie auf Ordner abrufen. Anschließend ist es möglich in der Liste gezielt einzelne vom Administrator freigegebene Ordner durch Setzen des Häkchens in die Kontaktsuche miteinzubeziehen. Wenn ihr Unternehmen den STARFACE MS Exchange Connector nicht nutzt, lassen Sie bitte die Einstellungen in diesem Reiter leer.

Wählen mit Hilfe des Nummernfeldes

In der Kontaktansicht: Werkzeugleiste mit Nummernfeld

Der STARFACE MS Outlook Connector erweitert Outlook um eine Werkzeugleiste im Hauptfenster, Journal und der Kontaktansicht. Diese Werkzeugleiste bietet Schaltflächen an, mit deren Hilfe Telefongespräche begonnen und beendet werden können. Um einen Anruf zu tätigen, wählt man entweder über das Nummernfeld eine Nummer des aktuellen Kontaktes aus, gibt im Textfeld eine Rufnummer ein und bestätigt mit der Eingabetaste, um eine Suche in den in Outlook gespeicherten Kontakten zu starten. Wurde ein Kontakt mit den angegebenen Merkmalen gefunden, so werden seine Informationen in das Suchfeld übernommen. Die Rufnummer kann nun über die Schaltfläche Anrufen gewählt werden.

Welche Rufnummern des aktuellen Kontaktes im Nummernfeld angezeigt werden und in welcher Reihenfolge, lässt sich in den Einstellungen konfigurieren.

Wählen aus der Rufliste

Rufliste in der Werkzeugleiste

Der STARFACE MS Outlook Connector speichert eine Liste mit den zuletzt getätigten, angenommenen und verpassten Gesprächen. Diese ist sowohl über die Werkzeugleiste als auch über das Symbol im Informationsbereich aufrufbar. Wird darin ein Eintrag ausgewählt, so wird diese Nummer sofort angerufen.

Rufanzeige

Der STARFACE MS Outlook Connector bietet verschiedene Möglichkeiten an eingehende und ausgehende Anrufe zu signalisieren, die sich über die Einstellungen jeweils getrennt ein- und ausschalten lassen.

Benachrichtigungen im Infobereich

Bei eingehenden und ausgehenden Gesprächen können im Infobereich der Name, Nummer und Firma des signalisiert werden. Ein Klick auf den eingeblendeten Namen öffnet den entsprechenden Kontakt, ein Klick auf den Telefonhörer eine Gesprächsnotiz.

Neuer Kontakteintrag

Auch bei unbekannten Gesprächspartnern wird die Benachrichtigung geöffnet.

Beim Klick auf den eingeblendeten Namen, wird dann ein neuer Kontakt geöffnet und die Telefonnummer automatisch in die Kontaktmaske übernommen.

Korrektur der Rufnummer

Da Outlook mit einigen Rufnummernformaten Probleme hat, ist es ratsam die Rufnummer und Vorwahl noch manuell dahingehend zu korrigieren, dass der Nummernteil der Vorwahl im Feld Ort/Vorwahl eingetragen wird.

Notizerfassung

Notizerfassung nach Telefonat

Die erstellten Einträge werden im Journal von Outlook mit einem Telefonsymbol aufgelistet.

Auch in der Aktivitätenliste des verknüpften Kontaktes werden die Einträge angezeigt.

Der STARFACE MS Outlook Connector ermöglicht die Erfassung von Notizen zu Telefongesprächen als Journaleinträge in Outlook. Ist die entsprechende Option in den Einstellungen aktiviert, werden für Telefongespräche automatisch Journaleinträge erzeugt, die mit den Anrufdaten wie Uhrzeit und Name des Kontaktes gefüllt werden. Journaleinträge können aber immer auch manuell durch Klick auf den Telefonhörer in der Anrufbenachrichtigung geöffnet werden.

Der STARFACE MS Outlook Connector wurde in vielen verschiedenen Systemumgebungen und Konfigurationen getestet. Dennoch ist es nicht auszuschließen, dass doch einmal ein Problem auftritt. Selbstverständlich sind wir bemüht dieses so schnell wie möglich zu beheben. Dazu benötigen wir allerdings ausreichende Informationen. Wenn Sie uns Fehlerfälle berichten, fügen Sie bitte immer hinzu, welches Betriebssystem und welche Microsoft Office-Version Sie nutzen und übermitteln Sie uns die Log-Datei des Outlook Connectors, die das Log des Fehlers enthält.

Der Connector startet nicht mehr

Deaktivierte Elemente in Outlook 2003

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass der STARFACE MS Outlook Connector aufgrund eines Fehlers von Microsoft Outlook deaktiviert wird. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Outlook nicht regulär geschlossen, sondern der Outlook-Prozess über den Windows Task-Manager beendet wird. Sollte dies der Fall sein, wird er möglicherweise in der Ansicht „Deaktivierte Elemente“ von Microsoft Outlook aufgelistet und kann von dort wieder aktiviert werden. Die Ansicht „Deaktivierte Elemente“ finden Sie über das Hauptmenü von Outlook 2003 unter „? > Info“ und dann die Schaltfläche „Deaktivierte Elemente…“ und in Office 2007 unter „? > Deaktivierte Elemente…“. Andernfalls kann es auch sein, dass er unter der Ansicht COM-Add-Ins aufgelistet wird und dort wieder aktiviert werden kann. Die Ansicht COM-Add-Ins befindet sich in Outlook 2003 im Hauptmenü unter „Extras > Optionen… > Erweitert > Erweiterte Optionen… > COM-Add-Ins“ und in Outlook 2007 im Hauptmenü unter „Extras > Vertrauensstellungscenter… > Add-Ins“ und anschließend unten bei „Verwalten:“ „COM-Add-Ins“ wählen und „Gehe zu…“

Die Reparaturdatei

Deaktivierte Elemente in Outlook 2007

In seltenen Fällen wird der Connector nach einem Absturz von Outlook deaktiviert und nicht unter Deaktivierte Elemente oder COM-Add-Ins aufgeführt. Dann kann das Ausführen der Reparaturdatei Starface.MS.Outlook.Repair.exe unter C:\Programme\STARFACE MS Outlook Connector\ Abhilfe schaffen.

Die Log-Datei

Der STARFACE MS Outlook Connector schreibt standardmäßig eine Log-Datei, in die Fehlerinformationen aufgenommen werden. Die Log-Datei heißt log.txt und liegt im Unterverzeichnis „STARFACE MS Outlook Connector“ des Anwendungsdatenverzeichnisses im lokalen Profil des jeweiligen Benutzers. Unter Windows XP wäre das im Normalfall unter C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\ und ab Windows Vista dann unter C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local. Sollten Sie die Datei einem Fehler-Report anhängen, gehen Sie am besten so vor, dass sie erst Outlook beenden. Dann die Log-Datei löschen, Outlook wieder starten und den Fehler reproduzieren. Die neu erstellte Log-Datei hängen Sie beim Fehler-Report an.